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解析档案保管过程如何处理利用和保密的关系

鲁子龙

大庆市红岗区人才交流服务站

[摘要]档案保管是一项重要的工作,加强对档案的管理,可以提高档案的利用率,在档案保管的过程中,还要做好档案的保密工作,处理好档案利用与保密的关系,这也是提高档案保管水平亟待解决的问题。本文对档案保管中,如何处理好利用与保密关系的方法进行了介绍,希望对档案管理部门的工作人员提供一定帮助,提高工作人员的业务水平。

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关键词 ]档案;保管;处理;利用;保密;关系

档案管理工作中,不断要做好存储与保管工作,还要做好保密处理工作,避免重要的信息遭到泄露。对于重要的档案文件,一定进行加密处理。档案资料有着重要的价值,加强管理有利于提高档案文件的利用率,加强对档案的保密管理,可以保证档案文件的保管的安全性。档案馆的工作人员要认识到档案保管的重要性,处理好档案利用与保密之间的关系,在调阅档案时,应做好审批与登记工作,这可以减少泄密问题的出现。下面笔者对处理好档案利用保密关系的措施进行简单介绍。

一、制定科学的管理制度,完善档案保密制度

档案管理是一项系统的工作,相关工作人员应完善档案保密建设的制度,还要做好档案安全管理的宣传工作,档案馆的工作人员应具有较高的安全意识,认识到档案保管的重要意义,加强法制宣传,熟悉保密政策,遵守档案馆制定的相关制度,履行好档案保管保密的义务。在制定档案馆管理制度时,需要参考国家的相关法律政策,明确工作人员的责任与义务,避免工作人员出现违法的行为。

1、制定科学的管理制度

在档案馆中,应制定出科学的管理制度,这对档案馆工作人员也有着管理与约束的作用,工作人员需要严格按照制度中的规章制度进行操作。对于保密文件,保管时一定要小心谨慎,尤其是在档案文件传递的过程中,应做好监管,一些涉密文件没有得到批准是不能擅自传阅的,所以,管理人员在档案保管中,应采用分类管理的方式,涉密文件一定要保证其安全性。有的不法分子会利用先进技术对秘密文件进行窃取,档案馆的工作人员要掌握一定反窃取技术,处理密件时,应多次核对,对借阅的人员做好登记,收回文件后入柜上锁保管,还要定期检查,及时销毁需要清理的文件,对于销毁文件也要进行登记。档案馆工作人员的日常工作包括文件登记、归档、销毁等。

2、完善档案保密制度

档案馆还要对保密制度进行完善,随着科技的不断发展,档案馆引进的技术越来越先进,档案利用的途径越来越多,这增加了档案文件信息泄露的概率,所以,档案馆的管理者应针对档案馆的发展现状,对保密制度进行完善,规范档案审批的流程,提高档案利用率的同时,应保证档案的安全性。对于秘密文件,应避免出现泄漏问题,还要保证档案的完整性,避免出现缺页、破损等问题。

二、加强对工作人员的培训,提高其素质与责任心

档案馆的工作人员对档案管理的质量也有着较大的影响,为了保证档案保管的质量,应对工作人员进行定期的培训,明确工作人员的职责,使其在档案保管工作中,更加规范认真。档案馆的工作人员应具有较高的责任心,其要遵守保密守则,具有较高的安全意识以及保密意识,这样才能有效降低泄密事件的发生。在有的档案馆中,存在工作人员保密意识淡薄的问题,其对先进的保密技术还没有完全掌握,这影响了档案馆的健康发展。

1、提高档案馆工作人员的素质

档案馆要定期对工作人员进行培训,做好安全知识的宣传工作,这有利于提高工作人员的综合素质。在培训中,不但要使档案馆的工作人员掌握先进的技术,还要提高其服务意识,使其在工作中更好的为人民服务。档案馆的工作人员应具有较高的政治责任心,树立全心全意为人民服务的意识,还要热爱本职工作。在培训中,档案管理人员应树立正确的人生观与价值观,工作人员应具有坚定的政治立场,避免与外界人员同流合污,窃取档案馆中的文件。工作人员应具有较高的鉴别能力,不能受到金钱的诱惑,在平时的工作中,恪守纪律,保证国家的机密不遭到窃取。

2、加强业务培训

档案馆的工作人员不但要具备专业的知识,还要熟悉档案法规,在当前信息时代下,应掌握先进的档案管理知识,档案馆工作人员需要掌握的知识包括统计学、传播学、情报学等,在培训的过程中,要使其掌握现代化的计算机技术,通过实践掌握操作技术。工作人员还要学会先进设备的操作,这有利于实现档案馆的现代化的发展。档案馆的工作人员还应具有良好的职业素养,要具有敏锐的洞察力,善于总结工作经验,其需要具有独立处理问题的能力,有严谨的工作作风,按照工作流程进行档案借阅,避免泄密问题的出现。

三、正确对待档案的利用问题

我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时,依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会造成危害。所以,对档案工作者来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏废。在严格做好保密工作的同时,应正确处理好档案保密和利用的关系,避免负面作用的发生。

1、加强绝密档案的日常使用管理

绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

2、规范档案利用者的使用范围

档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度,按规定范围单线传阅,不得横传,随时挂号销号,及时催阅;不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件,阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人,密码电报及绝密文件要当天退还机要室;复印秘密文件,必须办理审批手续,复印件要同原件一样妥为保管。

四、结语

综上所述,档案保管是一项重要的工作,档案管理人员需要掌握档案收集、分类与归档技术,还要掌握保密处理技术,这有利于提高档案的利用率以及安全性。在现代化的档案馆中,应用了大量的信息技术,还引进先进的设备,为了提高资源的利用价值,需要对档案馆的工作人员进行培训,使其掌握操作技术。档案管理人员应严格按照管理制度以及保密准则,不能出现违规操作的行为。在对档案进行借阅时,应按照相关流程进行审批与记录,对收回的档案要进行检查,避免出现缺损问题。

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参考文献

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[2]李贵,韦琳.探讨档案保管工作的相关概念[J].现代物业(中旬刊),2013(06)

[3]张凤菊.试论档案保管过程中的保密[J].山东省农业管理干部学院学报,2010(02)

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